職場接聽電話禮儀

來源：查字典禮儀網  發布時間： 2017-04-20

  在職場當中，用電話溝通和交流工作，是必不可少的。職場接聽電話禮儀有哪些?下面是小編搜集整理的一些內容，希望對你有幫助。

  (1)接聽電話禮儀 電話鈴響應立即去接，一般電話鈴響不超過三次，在響第二聲的時候最佳，既不唐突也不怠慢。

  首先致以簡單問候。如早上好或您好，語氣柔和親切。外線電話報單位名稱，內線電話報部門或崗位名稱。然后認真傾聽對方的電話事由，如需傳呼他人。應請對方稍候;如是對方通知或詢問某事，應按對方要求逐條記下，并復述或回答對方，記下時間、地點和姓名。最后對對方打來電話表示感謝，等對方放下電話后，自己再輕輕放下。

  如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您久等了。一般的規范電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

  (2)撥打電話禮儀

  首先將電話內容整理好，正確無誤查好電話號碼后向對方撥出號碼。對方接聽后應致以簡單問候，并作自我介紹。然后說明要找的通話人的姓名或委托對方傳呼要找的人，如確定對方為要找的人應致以簡單的

  問候。接著按事先準備的通話內容逐條講述，確認對方明白或記錄清楚后，應致謝語、再見語。最后等對方放下電話后自己再輕輕放下。

  (3)通話時的聲音禮儀

  首先，咬字要準確。通話時如果咬字不準，含含糊糊，就難讓人聽清聽懂。其次，音量調控。音量過高會令人耳鼓欲裂;音量過低，聽起來含糊不清。第三，速度適中。通話時講話的速度應適當的放慢，不然就可能產生重音。最后，語句簡短。通電話時所使用的語句務必精煉簡短，不僅可以節省對方的時間，而且會提高聲音的清晰度。

  (4)與客戶通電話要堅持后掛電話的原則

  當對方在與你說再見的時候，同事你也要禮貌的回復對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，你確認通話結束后你才把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

  1、隨時記錄

  在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

  2、自報家門

  一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

  3、轉入正題

  當你接聽電話時，不要哼哼哈哈地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：您需要我做什么?當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場。這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

  4、避免將電話轉給他人

  自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，并請求對方原諒。例如，你可以說：布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?在你作出這種決定之前，應當確定地方愿意你將電話轉給他人。例如，你可以說：對于這件事，我們很快會派人跟您聯系的。

  5、避免電話中止時間過長

  如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?

  讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：對不起，讓您久等了，以引起對方的注意。

  對于接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：你能否稍等?我正在接聽一個電話。如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然后迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

  一、禁忌5條

  1、不要和女同事議論一起工作的人。

  2、不要煲電話粥影響別人用電話。

  3、不要用電腦聊天以為別人不知道。

  4、不要對辦公室里同事間習慣省略用語不懂裝懂。

  5、不要過分堅持自己的意見，世上沒有什么太絕對的事。

  二、電話禁忌

  職場禮儀禁忌中電話禁忌是很重要的一部分。在商務交往中，不允許接電話時以喂，喂或者你找誰呀作為見面禮。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的戶口，一個勁兒地問人家你找誰，你是誰，或者有什么事兒呀?

  萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度，切勿發脾氣耍態度。為了確認對方是否撥錯了電話，應先自報一下家門，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，應該禮貌的用沒關系去應對，而不要教訓人家下次長好眼睛、瞧仔細些。

  如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，說不定還會借機宣傳了本單位以禮待人的良好形象。

  在職場中打拼的朋友，一定要懂得職場禮儀禁忌，并且應該學會如何巧妙地避開這些問題。這樣才能夠幫助你在職場中回避尷尬的局面，還能有助于增加別人對你的好感，從而在職場中避免難堪。