秘書接待禮儀的重要性

來源：查字典禮儀網  發布時間： 2017-04-20

  秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。秘書接待禮儀的重要性有哪些?下面是小編搜集整理的一些內容，希望對你有幫助。

  從秘書工作產生那天起,禮儀便是秘書工作的重要職能。隨著社會歷史發展,禮儀的內容和方式有了巨大的變化,秘書人員禮儀素質和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應變化,但無論這種變化多么廣泛,多么深刻,禮儀工作從未離秘書工作而去。秘書工作起源于奴隸社會,當時的史官可被認為是我國最早的秘書人員。史官執掌的工作內容極其寬泛,其中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮這是典型的禮儀內容。到了戰國時期,《周禮》詳備地記載了周朝史官的職務和分工,這使我們了解到史官的工作內容與禮有千絲萬縷的聯系。從今天看去,將史官定為秘書人員或從事秘書性質工作的輔助人員是較合適的。為了更好地輔助領導決策并處理事務,秘書承擔了與自然與社會各種關系打交道的任務,這個任務中的一切安排打點是禮儀工作的主要內容。禮的起源,也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開。

  現代社會,禮儀在生活中起著極重要的作用。秘書工作對領導負責,技術水平高,工作質量好,辦事效率快固然是秘書人員的重要素質體現,但禮儀行為的得當,職業形象的得體,也是領導決策獲得成功的有效因素。秘書的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過秘書的態度、姿勢、儀表、談吐給對方留下重要的印象,甚至是關鍵的印象。飽滿的精神,真誠的熱情,積極的態度,得體的舉止本身也就是秘書人員素質高、業務精的體現。一般說來,領導之所以選聘秘書,很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開展工作,從而輔助領導進行決策活動。領導的決策往往是剛性的,強硬的,在具體執行中不容許有任何伸縮,而秘書的禮儀卻是柔性的,彈性的,它可以緩沖決策的壓力,調節決策帶來的緊張,溝通因決策而產生的誤解隔閡。在任何社會條件下,禮儀總是人們共同的需求。因此，禮儀對秘書工作具特殊意義。

  利用宣傳和傳播的手段,使一個社會組織和它的公眾相互了解和適應,這便是公共關系的任務。秘書工作起著信息的匯總和傳播的作用,建立良好的相互了解和信任的關系,樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象和信譽,是秘書公關的主要內容。在公共關系中,要做好這些工作,離不開禮儀,應努力發揮禮儀的優勢來為公關服務。禮儀可以調節感情,潤滑關系,這與公共關系內求團結完善,外求和諧發展的宗旨是相一致的。公關的對象具有不同層次,但無論是什么群體或組織都是由人組成的，因此,不能撇開禮儀搞公關。拙于策劃會使公關實務失敗,而疏于禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現。可以說,公關是禮儀最適用領域,對禮儀的領悟,把握和運用程度的高下直接關系到公關實務的操辦水平。同時,公關作為一種以傳播手段來協調組織與公眾之間關系的行為,不假以禮儀,也不能實現傳播的雙向信息傳遞。而由于公關活動中公眾始終是變化著的,不定的,問題形成時有公眾對象,問題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾對象中以新鮮的,積極的感覺體現,極大地幫助了公共關系的實施。公關對象的多種多樣,形成了不同的員工關系、顧客關系、媒介關系、股東關系、社區關系、政府關系等,要適應這不同的關系,依靠順意公眾,轉化逆意公眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀。

  公共關系的另一實務活動就是將社會組織的信息傳播給公眾,并把公眾的信息反饋給社會組織的決策層。秘書要做好輔助決策工作,必須充分利用傳播媒介將信息有計劃地與公眾進行傳播溝通。傳播溝通有多種形式,然而人際傳播還是最基本的,沒有人際傳播,便是大眾傳播也不會順利進行下去。人際傳播,無論是通過儀表服飾、語言、舉止等媒介進行,還是通過電話、電報、書信等書面性媒介進行,都離不開禮儀表現。可以說,禮儀是傳播的重要媒介，禮儀在公關實踐中塑造著組織的形象,創造著組織的信譽，它可以幫助體現一個組織的坦誠熱情、實事求是的態度,并可以承載這種態度。有了這種真誠的禮儀表現,才能實現和諧發展,爭取支持的公關目的。所以,禮儀在秘書的公關行為中具有關鍵意義。

  秘書的禮儀是在社交實踐中不段加強和成長的，因此也需要秘書不斷的學習才能有所進步。秘書禮儀的內容博大精深，因此要提高秘書的禮儀素養也需要從不同的方面入手。包括加強道德修養，道德修養與禮儀素養息息相關。提高文化素質，從自身文化的提升做起，培養良好的素質。自覺學習禮儀知識，加強對禮儀相關事項的了解和運用。積極加入禮儀實踐，在實踐中豐富禮儀經驗。養成良好的行為習慣，提高文明意識，促進良好的社會風尚的形成等。無論是在社會中，生活中還是工作中都擁有良好的禮儀素養，養成良好的文明習慣，習得良好的交際溝通能力。

  在現代文明社會中，任何人都不能輕視禮儀的重要性。禮儀素養是社會發展中不可或缺的素養之一。由于工作的性質和內容的需要，禮儀更是秘書人員必備的素養。只有擁有良好的禮儀，才能提高秘書個人的職業修養，從而塑造良好的公眾形象、有效的傳遞信息，展現秘書的個人價值。才能夠使秘書工作進行得更加順暢，秘書個人才能擁有更加廣泛的發展前景。俗話說人無禮則不生，事無禮則不成，國無禮則不寧。由此可見禮儀對社會、對生活、對個人的重要影響。良好的禮儀修養并非一蹴而就，希望作為一名秘書能夠有自尊自強、沉著穩重、踏實苦干、默默奉獻的精神，要有謙虛學習的態度，和敢于探索的堅定信念。只有這樣才能夠一步步走向成功，成為一名優秀的秘書工作者。